Какви документи са нужни за отчитане на командировка в чужбина?
Свържете се за платена консултация – отговаряме бързо!
Предлагаме улеснение на нашите клиенти, като подоготвяме всички документи свръзани с командироването, отчитането и администрирането на пътуванията срещу допълнително заплащане.
Командироването на служители обикновенно е свързано с недостатъчна яснота във връзка с документалната обоснованост и отчитане.
Основните стъпки при командироването са следните:
Заповед за командировка и отчет за командироването
За да бъде данъчно признат разхода се съставя заповед за командировка, която съответно се отчита на база на отчет.
Заповедта за командировката в чужбина трябва да съдържа следните параметри:
-
- наименование на ведомството или предприятието, което командирова или изпраща на специализация;
- основание за издаване на заповедта;
- имената на командированото лице или на лицето, което се изпраща на специализация, месторабота и длъжност;
- началната дата и продължителност на командировката или специализацията в календарни дни, включително дните за пътуване, почивните и празничните дни;
- държава и населено място, в което се командирова или изпраща на специализация лицето;
- финансови условия на командировката или специализацията – пътни, дневни и квартирни пари, паспортни, визови и други такси и разходи за служебен багаж и начина за тяхното уреждане;
- задача на командированото лице или на лицето, изпратено на специализация;
- вид на транспортните средства и маршрут;
- ръководител, предложил командировката или специализацията;
- други обстоятелства, свързани с конкретните условия на командировката или специализацията;
- име, длъжност и подпис на лицето, издаващо заповедта, и печат на ведомството или предприятието;
- наименование на ведомството или предприятието, за чиято сметка са разходите за командировка в случаите по чл. 4, ал. 1.
- В случаите, когато приемащата страна поема изцяло или частично разходите за командировката или специализацията, към заповедта по ал. 1 се прилага превод на български език на извлечение от поканата за посещение, касаещо финансовите условия.
В секция <документи> на нашия сайт, можете да намерите заповед за командировка в комплект с отчет за командировката.
До 7 дни от връщане на лицето трябва да отчете направените разходи. На база на отчета за командировка му се възстановяват средствата или лицето връща служебния си аванс.
Дневни пари
С дневните пари се осигуряват средства за храна, вътрешен градски транспорт и други разходи.
Средствата за вътрешен транспорт се определят заедно с маршрута и превозното средство в заповедта за командировка. В случаите, когато разходите за транспорт от летището до населеното място на командировката превишават 30 на сто от размера на дневните пари, тези разходи са за сметка на ведомството или предприятието и се отчитат срещу представен разходооправдателен документ.
Минималния данъчно признат размер на дневните пари по държави е дефиниран в Наредбата за командироване и специализации в чужбина – тук. Той е показан най-отдолу в наредбата в таблица, кагто това което ни интересува е колона 4.
В зависимост от това къде пътува лицето, може да му се изплащат дневни пари до двойния им размер по разпореждане на управителя.
Примерно ако в таблицата пише 35 евро на ден, лицето има право на до 70 евро (за работни и за неработни дни). Ако командировката продължава повече от 30 последователни дни, тогава за дните след 30-тия ден са в размер на 75 процента от разпоредения размер.
Ако лицето получава дневни пари в стойност – няма нужда от разходооправдателни документи за тези разходи.
Има различни специфични моменти за дневните пари, които са описани в наредбата.
Квартирни пари
Разходите за нощувки (квартирните пари) задължително трябва да са фактурирани на името на фирмата. Ако съвсем не е възможно, може да се фактурира на командированото лице. (възможно е заяждане в бъдеще от страна на данъчните).
За управители на фирми се полагат пълния размер на квартирните пари. За служителите има ограничение, погледни същата таблица описана по-горе колона 5.
Фактурата или договора служат за разходно оправдателен документ.
Командированите лица имат право на пътни пари съгласно заповедта за командировка в размер на действително извършените разходи по най-краткия или икономически най-изгодния маршрут.
Пътни пари
Полага се пълният размер при пътуване със самолет (без бизнес класа) влак или личен автомобил.
Задължително трябва да има фактура/протокол за закупуването на билета или фактури за гориво, ако е с кола. Препоръчително е този разход да се плати от сметката на фирмата.
Доказване на извършеното пътуване
За доказване на извършване на командировката лицето трябва да пази бордните карти за полета и документа за нощувките.
При пътуване в чужбина е препоръчително да бъде пазена кореспонденция с чуждестранния контрагент или бъдещ бизнес партньор, или поканата свързана с пътуването, билета за събитието, което е посетено и т.н.
Това е наша препоръка с цел да избегнете бъдещи спорове с органите на НАП.
Източници:
- Наредба за командировките в страната
- Наредба за служебните командировки и специализации в чужбина
- Закон за корпоративно подоходно облагане
- Закон за счетоводството
Имате въпроси? Свържете се с нас
Свържете се с нас днес, за да обсъдим най-доброто решение, съобразено с вашето запитване!
