Какви документи са нужни за отчитане на командировка в чужбина?

Предлагаме улеснение на нашите клиенти, като подоготвяме всички документи свръзани с командироването, отчитането и администрирането на пътуванията срещу допълнително заплащане.

Командироването на служители обикновенно е свързано с недостатъчна яснота във връзка с документалната обоснованост и отчитане.

Основните стъпки при командироването са следните:

Заповед за командировка и отчет за командироването

За да бъде данъчно признат разхода се съставя заповед за командировка, която съответно се отчита на база на отчет.

Заповедта за командировката в чужбина трябва да съдържа следните параметри:

• наименование на ведомството или предприятието, което командирова или изпраща на специализация;
• основание за издаване на заповедта;
• имената на командированото лице или на лицето, което се изпраща на специализация, месторабота и длъжност;
• началната дата и продължителност на командировката или специализацията в календарни дни, включително дните за пътуване, почивните и празничните дни;
• държава и населено място, в което се командирова или изпраща на специализация лицето;
• финансови условия на командировката или специализацията – пътни, дневни и квартирни пари, паспортни, визови и други такси и разходи за служебен багаж и начина за тяхното уреждане;
• задача на командированото лице или на лицето, изпратено на специализация;
• вид на транспортните средства и маршрут;
• ръководител, предложил командировката или специализацията;
• други обстоятелства, свързани с конкретните условия на командировката или специализацията;
• име, длъжност и подпис на лицето, издаващо заповедта, и печат на ведомството или предприятието;
• наименование на ведомството или предприятието, за чиято сметка са разходите за командировка в случаите по чл. 4, ал. 1.
• В случаите, когато приемащата страна поема изцяло или частично разходите за командировката или специализацията, към заповедта по ал. 1 се прилага превод на български език на извлечение от поканата за посещение, касаещо финансовите условия.

В секция <документи> на нашия сайт, можете да намерите заповед за командировка в комплект с отчет за командировката.

До 7 дни от връщане на лицето трябва да отчете направените разходи. На база на отчета за командировка му се възстановяват средствата или лицето връща служебния си аванс.

Има различни специфични моменти за дневните пари, които са описани в наредбата.

Квартирни пари

Разходите за нощувки (квартирните пари) задължително трябва да са фактурирани на името на фирмата Ако съвсем не е възможно, може да се фактурира на командированото лице. (възможно е заяждане в бъдеще от страна на данъчните).

За управители на фирми се полагат пълния размер на квартирните пари. За служителите има ограничение, погледни същата таблица описана по-горе колона 5.

Фактурата или договора служат за разходно оправдателен документ.

Задължително трябва да има фактура/протокол за закупуването на билета или фактури за гориво, ако е с кола. Препоръчително е този разход да се плати от сметката на фирмата.

Доказване на извършеното пътуване

За доказване на извършване на командировката лицето трябва да пази бордните карти за полета и документа за нощувките.

При пътуване в чужбина е препоръчително да бъде пазена кореспонденция с чуждестранния контрагент или бъдещ бизнес партньор, или поканата свързана с пътуването, билета за събитието, което е посетено и т.н.

Това е наша препоръка с цел да избегнете бъдещи спорове с органите на НАП.

Източници:

• Наредба за командировките в страната
• Наредба за служебните командировки и специализации в чужбина
• Закон за корпоративно подоходно облагане
• Закон за счетоводството